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Wie ein Vergabeverfahren abläuft

Letzte Aktualisierung am 2017-03-09 / Lesedauer ca. 3 Minuten

Warum es Vergabeverfahren überhaupt gibt
Bund, Länder und Gemeinden führen Vergabeverfahren durch
Die Vergabe von Aufträgen folgt einer strikten Ordnung
Die Bekanntmachung von Vergabeverfahren
Behördenpflichten bei Vergabeverfahren
Hoher Aufwand für Vergabeverfahren bei Behörden und Teilnehmern

Warum es Vergabeverfahren überhaupt gibt

Das Volumen öffentlicher Aufträge in Deutschland beträgt zwischen 350 und 400 Milliarden Euro pro Jahr, vom Bürobleistift bis zur Autobahn. Behörden bestellen bei ihren Auftragnehmern nicht nur all das, was sie selbst zum Funktionieren brauchen, sie vergeben auch wahre Mega-Projekte. Dass öffentliche Aufträge begehrt sind, versteht sich von selbst. Für zahlreiche Unternehmen jeder Größe sind sie ein sicheres Einkommen. Dabei geht es nicht nur um Warenlieferungen oder Bauvorhaben sondern auch um Dienstleistungen in erheblichem Umfang. Um einen regelgerechten Umgang mit Steuergeldern zu gewährleisten und um Vetternwirtschaft, Korruption und Mauschelei bei der Auftragsvergabe möglichst auszuschließen, wurden die früher weithin üblichen „Direktvergaben“ gekappt und europaweit einheitliche Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge eingeführt. Seitdem muss so gut wie jeder (größere) Auftrag in einem transparenten öffentlichen Vergabeverfahren ausgeschrieben werden.

Bund, Länder und Gemeinden führen Vergabeverfahren durch

Neben dem Bund sind laut Vergaberecht auch (Bundes-)Länder und Gemeinden zur Einhaltung der Vorschriften bei der Vergabe öffentlicher Aufträge verpflichtet. Das Vergabeverfahren stellt eine erhebliche bürokratische Hürde dar. Sowohl von der Seite der ausschreibenden Auftraggeber als auch von der Seite der am Vergabeverfahren teilnehmenden Bewerber sind wichtige Eckpunkte zu berücksichtigen. Ohne entsprechendes Fachwissen sind größere Ausschreibungen nicht zu stemmen. In der Regel erreicht die damit verbundene Bürokratiehürde auch ihr Ziel: Sie bewirkt, dass Vergabevorgänge transparent ablaufen und öffentliche Aufträge nicht wie früher üblich, bei Vettern und Freunden der Auftraggeber landen.

Die Vergabe von Aufträgen folgt einer strikten Ordnung

Wird für eine Behörde ein Bedarf erkannt und festgestellt, so wird (nach der Abarbeitung notwendiger interner Überlegungen wie z.B. Finanzierung, Nutzungsdauer, Folgekosten etc.) ein Vergabeverfahren in die Wege geleitet. Die Vergabestelle erarbeitet die dafür notwendigen Vergabe-Unterlagen. Dazu gehören ausführliche Informationen für die Teilnehmer der Ausschreibung. Sie enthalten unter anderem die Vertragsbedingungen, detaillierte Leistungsbeschreibungen etc. („Verdingungsunterlagen“). Im nächsten Schritt wird entschieden, nach welcher Vergabeart die Ausschreibung zu erfolgen hat. Dies wiederum ist abhängig von der Leistungsart (Lieferleistung, Dienstleistung) und dem Netto-Auftragswert. Je nachdem ob der Auftragswert unter oder über dem gesetzlich vorgegebenen Schwellenwert liegt, ist das resultierende Vergabeverfahren ein „nationales Verfahren“ (unter dem Schwellenwert) oder ein europäisches Verfahren“ (über dem Schwellenwert). Öffentliche Auftraggeber können nicht frei darüber entscheiden, ob im Folgenden eine „öffentliche Ausschreibung“, eine „beschränkte Ausschreibung“ oder eine „freihändige Vergabe“ für den Auftrag erfolgen darf. Zunächst ist grundsätzlich öffentlich auszuschreiben; nur wenn entsprechende Gründe vorliegen, kann beschränkt ausgeschrieben bzw. freihändig vergeben werden. Welche Vergabeart auch immer gewählt wird, es sind formelle Bedingungen und besondere Fristen einzuhalten.

Die Bekanntmachung von Vergabeverfahren

Ist über Vergabeart und Ausschreibungsart entschieden, muss die Ausschreibung nun in geeigneter Form bekannt gemacht werden. Die Veröffentlichung muss in Tageszeitungen, Amtsblättern, Internet-Portalen und Fachzeitschriften erfolgen. Erst nach der Veröffentlichung können Unternehmen, die an der Vergabe teilnehmen möchten, die Ausschreibungsunterlagen bei der Vergabestelle anfordern. Ausschreibungen sind fristgebunden. Nun liegt es an den Teilnehmern, ihre Ressourcen und Möglichkeiten innerhalb der vorgegebenen Frist zu prüfen und ein entsprechendes Angebot abzugeben. Angebote sind nur dann gültig und können an der Ausschreibung teilnehmen, wenn alle erforderlichen Unterlagen vollständig, in der notwendigen Form und innerhalb der vorgegebenen Frist eingereicht worden sind.

Behördenpflichten bei Vergabeverfahren

Die ausschreibende Stelle muss Rechtssicherheit für das Vergabeverfahren gewährleisten. Dazu gehört, dass alle von den Bewerbern eingereichten Unterlagen sicher und gegen Manipulation geschützt aufbewahrt und erst zum vorgegebenen Termin gemeinsam geöffnet werden. Bei der Angebotseröffnung ist die Anwesenheit von mehr als einer Person verpflichtend. In einem ersten Schritt erfolgt zunächst die formelle Prüfung; dann ist es Aufgabe der ausschreibenden Stelle, die Eignung der Bieter und die Wirtschaftlichkeit ihrer Angebote zu prüfen. Erst wenn alle diese Verfahrensstufen durchlaufen sind, kann die Vergabestelle ihre Vergabeentscheidung treffen und das Angebot eines Bieters annehmen oder ablehnen.

Hoher Aufwand für Vergabeverfahren bei Behörden und Teilnehmern

Vergabeverfahren sind höchst komplexe Angelegenheiten. Bei größeren Projekten umfassen allein die Anforderungskataloge Tausende von Seiten. Solche Verfahren können sich über Jahre hinziehen. Nicht nur ein Unternehmen ist beteiligt sondern mehrere; jedes braucht eigene Ansprechpartner, eigene Verträge, bringt eigene Problemstellungen in das Verfahren ein. Auf der Unternehmensseite wird ein erheblicher Aufwand getrieben, überhaupt an einem Vergabeverfahren teilzunehmen. Entsprechend groß ist die Enttäuschung, wenn man bei der Vergabe nicht berücksichtigt wird. Dann liegt die Überlegung nahe, sich mit juristischen Mitteln zur Wehr zu setzen. Bei Vergabeverfahren steht viel auf dem Spiel. Schon deshalb empfiehlt sich von Anfang an eine kundige juristische Begleitung, die dabei unterstützt, eigene Fehler zu vermeiden und im Falle von Streitigkeiten mit der Vergabestelle entsprechende wirksame Schritte einleitet. Einen erfahrenen Rechtsanwalt, der Sie in allen Vergaberechtsangelegenheiten berät und vertritt, finden Sie hier bei uns - mit einem Klick.