Homeoffice: Welche Kosten muss der Arbeitgeber erstatten?
Eine junge Frau arbeitet an ihrem Laptop © freepik-mko
Immer mehr Menschen arbeiten im Homeoffice – doch welche Kosten trägt in dem Fall der Arbeitgeber und was muss der Arbeitnehmer selbst übernehmen? Diese Frage sorgt immer wieder für Diskussionen. Muss der Arbeitgeber Strom- und Heizkosten fürs Homeoffice zahlen? Und was gilt aktuell bei der Homeoffice-Pauschale?
In welchen Fällen muss der Arbeitgeber Kosten fürs Homeoffice zahlen?
Grundsätzlich gibt es in Deutschland keine gesetzliche Pflicht für Arbeitgeber, Kosten für das Homeoffice zu übernehmen.
Ob der Arbeitnehmer seine Kosten für Strom und Heizung auf seinen Arbeitgeber abwälzen kann, hängt davon ab, wie oft und warum er im Homeoffice arbeitet.
Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer im Unternehmen keinen Arbeitsplatz zur Verfügung und arbeitet der Arbeitnehmer ausschließlich im Homeoffice, ist der Arbeitgeber verpflichtet ihm einen Homeoffice-Arbeitsplatz mit Büromöbeln, Computer, Telefon, etc. auszustatten und sich anteilig an den laufenden Kosten für Miete, Heizung, Strom und Telekommunikation sowie Arbeitsmaterialien zu beteiligen. Für Miet-, Strom- und Heizkosten wird dafür in der Regel eine monatliche Pauschale zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart.
Anders sieht das aus, wenn der Arbeitnehmer auch einen Arbeitsplatz im Unternehmen hat und nur ab und zu im Homeoffice arbeitet. Bei diesem sog. mobilen Arbeiten muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keinen zweiten Arbeitsplatz zu Hause ausstatten und sich auch nicht an den laufenden Kosten etwa für Strom und Heizung beteiligen. Der Arbeitnehmer bleibt also in diesem Fall auf seinen Extrakosten im Homeoffice sitzen, es sei denn er vereinbart mit seinem Arbeitgeber eine Kostenpauschale für die Mehrkosten im Home-Office.
Bei der Frage wer die Kosten fürs Homeoffice tragen muss, kommt es also darauf an, wie die Arbeitsplatzregelung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aussieht. Falls das Homeoffice angeordnet oder vertraglich festgelegt wurde, können sich daraus finanzielle Pflichten für den Arbeitgeber ergeben.
Welche Homeoffice-Kosten muss der Arbeitgeber übernehmen?
Ist der Arbeitgeber verpflichtet dem Arbeitnehmer einen Homeoffice-Platz auszustatten, muss er folgende Kosten übernehmen. Arbeitgeber müssen für notwendige Arbeitsmittel, wie etwa Laptop, Monitor, Tastatur und Maus sorgen. Falls der Arbeitnehmer eigene Geräte nutzt, wird oft eine Kostenpauschale oder anteilige Erstattung vereinbart. Softwarelizenzen und IT-Support liegen meist in der Verantwortung des Arbeitgebers.
Weiterhin muss der Arbeitgeber eine Büroausstattung, also Schreibtisch, Stuhl und Beleuchtung, zahlen. Auch hier kann bei Sonderwünschen des Arbeitnehmers eine Kostenbeteiligung vereinbart werden.
Internet-, Telefon- und Energiekosten werden meist mit einer Pauschale abgegolten.
Können Arbeitnehmer Kosten fürs Homeoffice steuerlich geltend machen?
Falls der Arbeitgeber keine Kosten fürs Homeoffice übernimmt, können Arbeitnehmer bestimmte Ausgaben steuerlich geltend machen.
Im Jahr 2020 wurde aufgrund der corona-bedingten vermehrten Homeoffice-Arbeit eine Homeoffice-Pauschale eingeführt. Arbeitnehmer konnten fünf Euro pro Homeoffice-Arbeitstag – beschränkt auf 120 Arbeitstage im Jahr - bei der Einkommenssteuer absetzen. Insgesamt konnten also Homeoffice-Kosten von maximal 600 Euro steuerlich geltend gemacht werden.
Seit Anfang 2023 können Arbeitnehmer für 210 Homeoffice-Arbeitstage im Jahr jeweils 6 Euro am Tag in der Anlage N der Steuererklärung geltend machen. Damit steigt die Homeoffice-Pauschale auf 1.260 Euro im Jahr. Für die Geltendmachung der Homeoffice-Pauschale ist kein spezieller Nachweis erforderlich, aber das Finanzamt kann Belege oder eine Bestätigung des Arbeitgebers verlangen. Die Homeoffice-Pauschale kann unabhängig davon geltend gemacht werden, ob ein eigenes Arbeitszimmer vorhanden ist.
Wichtig: Für die steuerliche Geltendmachung eines Arbeitszimmers gelten hingegen strenge Voraussetzungen. Das Zimmer muss unter anderem ausschließlich beruflich genutzt werden.
Welche Voraussetzungen ein Arbeitszimmer ansonsten erfüllen muss, um bei der Steuer anerkannt zu werden, lesen Sie in unserem informativen Beitrag „Kann man das häusliche Arbeitszimmer von der Steuer absetzen?“.
Falls das Arbeitszimmer der einzige Arbeitsplatz ist, sind die vollen Kosten für Miete, Strom, Heizung etc. steuerlich absetzbar.
erstmals veröffentlicht am 28.10.2022, letzte Aktualisierung am 31.03.2025
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