Wie lange müssen Verträge, Rechnungen & Co aufbewahrt werden?
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Ob Verträge, Rechnungen oder Kontoauszüge – das Aufbewahren von Dokumenten schützt vor bösen Überraschungen, insbesondere bei Reklamationen oder rechtlichen Streitigkeiten. Für viele Verbraucher stellt sich dabei die Frage, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen.
- 2 Jahre: Zahlungsbelege mit Gewährleistung und Handwerkerrechnungen
- 3 Jahre: Kontoauszüge, Belege für allgemeine zivilrechtliche Ansprüche aus dem täglichen Leben
- 5 Jahre: Steuerlich relevante Belege
- 6-8 Jahre: Steuerlich relevante Mietunterlagen
- Welche Verträge, Belege oder Rechnungen sollte man dauerhaft aufbewahren?
- Wie bewahrt man Verträge, Belege oder Rechnungen richtig auf?
2 Jahre: Zahlungsbelege mit Gewährleistung und Handwerkerrechnungen
Ob beim Kauf eines Staubsaugers, Sofas oder von Kleidung: Zahlungsbelege bzw. Rechnungen sollten unbedingt zwei Jahre lang aufbewahrt werden, denn so lange haben Käufer einen Gewährleistungsanspruch, falls die gekaufte Sache Mängel zeigt. Ohne Zahlungsbeleg oder Rechnung ist der Verkäufer nicht zur Gewährleistung verpflichtet. In einigen Fällen gewähren Verkäufer sogar eine längere Gewährleistungsfrist, als die gesetzlich vorgeschriebene Zwei-Jahres-Frist. Dann ist die Rechnung entsprechend länger aufzubewahren. Das gleiche gilt für Belege für vom Händler zugesicherte Garantieleistungen.
Das Umsatzsteuergesetz verpflichtet Verbraucher Handwerkerrechnungen bis zu zwei Jahren aufzubewahren. So lange können auch Mängel aus einem Werkvertrag gegenüber dem Handwerker geltend gemacht werden.
3 Jahre: Kontoauszüge, Belege für allgemeine zivilrechtliche Ansprüche aus dem täglichen Leben
Ob Mietforderungen, Zahlungen aus Kaufverträgen, Darlehnsrückzahlungen, Arbeitslohn oder Schadensersatzforderungen – die nicht aufgrund einer Körperverletzung entstanden sind: Wer Ansprüche aus dem täglichen Leben geltend machen will, muss die dazu notwendigen Verträge oder Rechnungen drei Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
Auch für Kontoauszüge gilt für Verbraucher eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren. Andere Bankunterlagen, wie etwa Kreditverträge, sollten mindestens während ihrer Vertragslaufzeit aufbewahrt werden.
5 Jahre: Steuerlich relevante Belege
Steuerbescheide oder Belege für eine Steuererklärung müssen fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Gleiches gilt für Lohn- und Gehaltsabrechnungen zum Nachweis von Rentenansprüchen.
6-8 Jahre: Steuerlich relevante Mietunterlagen
Vermieter müssen laut Abgabenordnung Mieterunterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, 6 bis 8 Jahre lang aufbewahren. Steuerlich relevante Mieterunterlagen sind etwa Nebenkostenabrechnungen, Kautionsabrechnungen oder auch Rechnungen von Dienstleistern.
Welche Verträge, Belege oder Rechnungen sollte man dauerhaft aufbewahren?
Immobilienunterlagen, wie Notarverträge, Kaufverträge und Grundbuchauszüge sollten lebenslang aufbewahrt werden.
Auch Krankenversicherungs- und Rentenbescheide sollte man zum späteren Nachweis für Rentenansprüche oder Versicherungsleistungen dauerhaft aufbewahren. Nur mit Hilfe der Rentenunterlagen kann etwa gegen eine falsche Rentenberechnung vorgegangen werden.
Wie bewahrt man Verträge, Belege oder Rechnungen richtig auf?
Die richtige Aufbewahrung von Rechnungen und Verträgen schützt vor Verlust, erleichtert den Überblick und hilft bei etwa rechtlichen Auseinandersetzungen.
Dabei hilft es ein Ordnungssystem anzulegen, wonach Rechnungen und Verträge etwa nach Vertragspartner oder Lebensbereich (Auto, Miete, Haus) und Datum abgeheftet werden. Wichtige Dokumente, wie notarielle Verträge, Testamente, Versicherungspolicen oder Grundbuchauszüge sollten immer im Original aufbewahrt werden. Es empfiehlt sich davon zusätzlich eine Kopie zu erstellen. Diese besonders wichtigen Dokumente sollten in einem feuerfesten Safe aufbewahrt werden.
Viele Dokumente können digital aufbewahrt werden, was Platz spart und den Zugriff erleichtert. Dafür kann man sie einscannen und als PDF in der digitalen Ordnungsstruktur in einer Cloud oder auf einer Festplatte abspeichern.
Rechnungen auf Thermopapier, wie Kassenzettel, verblassen nach einer Zeit. Hier empfiehlt es sich die Belege digital oder in einem lichtgeschützten Ordner aufzubewahren.
erstmals veröffentlicht am 15.12.2017, letzte Aktualisierung am 10.02.2025
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